SDM dan Organisasi

SDM dan Organisasi

1. Pengertian Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan. Struktur organisasi dibagi menjadi beberapa bagian seperti berikut :

A. Fungsional

Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen – departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja. Organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor.

Contoh rancangan dalam struktur organiassi fungsional adalah berikut

dalam bentuk seperti ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan nya, kelebihan dalam bentuk ini adalah :

1. Kemajuan karier dalam departemen fungsional
2. Panduan dan pengendalian dari manajemen Puncak
3. Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi
4. Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas

kekurangan dalam bentuk ini adalah :

1. Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan
2. Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat
3. Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan
4. Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan

B. Divisi

 

Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.

Keunggulan Divisonal diantarnya :

1. Memperhatikan kebutuhan konsumen
2. Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional
3. Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk
4. Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional
5. Pengembangan keterampilan manajemen umum

Kelemahan dalam struktrur Divisional diantarnya :

1. Duplikasi sumberdaya lintas divisi
2. Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi
3. Koordinasi yang buruk lintas divisi
4. Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak
5. Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

C. Matriks

Ranati komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simulatan dan membebani satu sama lainnya dalam departemen yang sama. Terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua bos.

 

Ranati komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simulatan dan membebani satu sama lainnya dalam departemen yang sama. Terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua bos.

Kelebihan Matriks di strutktur organisasi ini adalah :

1. Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal
2. Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah
3. Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis
4. Kerja sama interdisiplin, ketersediaan ahli untuk seluruh divisi
5. Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan

Kekurang dalam penggunaan struktur matriks ini adalah :

1. Frustasi dan kebingungan dari rantai komando ganda
2. Konflik tinggi antara dua sisi matriks
3. Banyak pertemuan, lebih banyak diskusi daripada tindakan
4. Membutuhkan pelatihan hubungan manusia
5. Dominasi kekuatan oleh salah satu sisi matriks

D. Tim

Organisasi membentuk serangkaian tim untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus dan untuk mengkoordinasikan departemen-departemen utama.

Keunggulan dalam Tim adalah :

1. Punya beberapa keunggulan struktur fungsional
2. Mengurangi hambatan antar departemen, meningkatkan kompromi
3. Mengurangi waktu untuk merespon, keputusan lebih cepat diambil
4. Moril yang lebih baik, antusiasme dari keterlibatan karyawan
5. Mengurangi biaya overhead administrasi rutin

Kekurangan dalam menggunakan tim adalah :

1. Loyalitas ganda dan konflik
2. Waktu dan sumberdaya lebih banyak untuk pertemuan
3. Desentralisasi tidak terencana

E. Jaringan

1. Organisasi menjadi suatu pusat yang kecil, terhubung secara elektronis dengan organisasi lainnya yang melakukan fungsi-fungsi vital.

2. Departemen bersifat independen dan melayani kontrak dengan sentral untuk mendapatkan keuntungan.

 

Keunggulan dalam menggunakan sturuktur ini adalah :

1. Daya saing global
2. Fleksibilitas tenaga kerja / tantangan
3. Mengurangi biaya administratif

Kelamahan nya untuk menggunakan struktur ini adalah :

1. Tidak ada pengendalian langsung
2. Dapat kehilangan bagian organisasi
3. Lemahnya loyalitas karyawan

2. Spesfikasi dan Deskripsi Tugas

A. Spesifikasi Tugas

Spesifikasi pekerjaan (tugas specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.

Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas devinitif yang dibutuhkan dari pemangkujabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:

1. Tingkat pendidikan pekerja.

2. Jenis kelamin pekerja.

3. Keadaan fisik pekerja.

4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.

5. Batas umur pekerja.

6. Nikah atau belum.

7. Minat pekerja.

8. Emosi dan temperamen pekerja.

9. Pengalaman pekerja.

Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama karena spesifikasi ini pada dasarnya disusun dari uraian pekerjaan sedang uraian pekerjaan perusahaan tidak sama, misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tinggi badan, pakai kaca mata atau tidak, serta cantik atau tidak.

B. Deskripsi Tugas

Istilah deskripsi tugas sering diberikan terjemahannya dengan “uraian pekerjaan” tetapi sering pula dengan “uraian jabatan”. Berdasarkan wikipedia; deskripsi tugas adalah sebuah daftar yang dipedomani oleh seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi, dan tanggung jawab pada suatu jabatan atau posisi. Sering sekali kita jumpai bahwa dalam deskripsi tugas juga dilengkapi dengan hierarki organisasi untuk jabatan yang bersangkutan, spesifikasi jabatan misalnya pengalaman kerja, tingkat pendidikan minimal.

Secara khusus deskripsi tugas dapat diartikan suatu perangkat yang sangat penting untuk dapat memberikan gambaran dan kejelasan tugas, tanggung jawab serta wewenang, baik untuk dipedomani oleh karyawan dalam pelaksanaan tugas maupun bagi para atasan untuk pembagian tugas bagi bawahannya

deskripsi tugas ialah dokumen yang memberikan informasi berkenaan dengan tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab suatu jabatan. Contoh nya adalah seperti menager umum

Manejer utama mempunyai wewenang tertinggi perusahaan yang bertanggung jawab atas berlangsungnya segala kegiatan perusahaan meliputi memimpin mengatur, membimbing dan mengarahkan organisasi perusahaan, dimana kegiatan tersebut untuk mencapai prestasi yang tinggi dalam menghasilkan produk-produk berkualitas dengan jaminan sistem mutu yang selalu terjaga dan dilaksanakan secara konsisten.

3. Sistem Penggajian

Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi mendefinisikan gaji (salary) sebagai pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan dibayarkan secara perbulan.

Kegiatan / aktivitas siklus Penggajian

Sistem penggajian merupakan salah satu aplikasi pada system informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap kerena ; daftar gaji karyawan dibayarkan atau dibuat secara periodik. Dalam kegiatan siklus penggajian, ada beberapa langkah dasar yang biasa diterapkan oleh setiap perusahaan yang membayarkan gaji ke karyawannya yaitu:

1. Melakukan up-date file induk penggajian

Aktivitas penting yang dilakukan manajemen personalia atau penggajian yang melibatkan pembaruan filepenggajian untuk menunjukkan kepada berbagai jenis perubahan penggajian adalah kegiatan yang terkait dengan penerimaan tenaga kerja, pemberhentian karyawan, perubahan tingkat gaji, penyesuaian gaji karyawan.

2. Perubahan tarif pajak adalah memperbaharui informasi mengenai perubahan tarif dan pemotongan pajak lainnya
3. Keabsahan waktu dan data kehadiran, yaitu terdiri dari :
   Skema pembayaran yaitu bagi karyawan yang mendapatkan pembayaran per jam, maka perusahaan memakai kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar untuk setiap giliran kerja. Berdasarkan kartu ini diperoleh informasi tentang jumlah jam kerja yang diperoleh oleh karyawan semasa waktu pembayaran dilakukan. Peluang untuk menggunakan teknologi informasi yaitu agar lebih efisien proses pencatatan gaji karyawan.

4. Menyiapkan daftar penggajian yaitu pada masing-masing bagian memberikan data tentang jam kerja karyawan selama satu periode, data ini akan dicocokkan dan kemudian diotorisasi oleh pejabat berwenang pada unit kegiatan tersebut.
5. Pembayaran daftar gaji yaitu pada perkembangan ini ,system pembayaran gaji untuk karyawan telah dilakukan dengan cara memindahbukukan ke rekening karyawan bersangkutan.cara ini sangat efektif untuk mengurangi pemotongan gaji yang tidak legal dilakukan.
6. Kalkulasi kompensasi dan pajak yaitu perusahaan melakukan pemotongan pajak penghasilan karyawan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7. Pajak penghasilan dan potongan lain-lain yaitu membayar kewajiban bagi pajak penghasilan dan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

3. Kesimpulan

menurut saya dari sekian banyak struktur organisasi yang paling baik digunakan adalah tergantung dari masing masing bentuk perusahaan, karena struktur organisasi sangatlah berpengaruh dari segi efektifitas, effisiensi serta keproduktifan sumber daya pada setiap struktur organisasi tersebut. Segala bentuk struktur mempunyai maksud yang sama yaitu untuk mencapai 1 tujuan yang sama, karena setiap bantuk atau setiap SDM yang ikut serta dalam satu organisasi tersebut harus bisa bekerja sama. Pada artikel diatas menurut saya yang paling baik untuk perusahaan besar atau perusahaan yang sudah besar adalah menggunakan divisional, karena pekerjaan tertentu sudah dapat berjalan secara mandiri dalam pekerjaan atau bidang nya masing masing untuk menopang dan bekerja sama dengan divisi lain nya untuk setiap tujuan yang sama.

Untuk diskripsi dan spesifikasi tugas adalah biasanya kita menggunakan atau kita dapatkan pada saat kita ingin mencari pekerjaan. Deskripsi tugas adalah deskripsi tentang pekerjaan apa saja yang nanti akan dilakukan oleh kita dan tanggung jawab apa yang mesti kita terima pada saat menjalankan tugas tersebut, sedang spesifikasi tugas adalah SDM seperti apa yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu tugas pada perusahaan tertentu.

Untuk sistem penggajian pada dasarnya gaji adalah sesuatu yang penting untuk setiap karyawan atau buruh pada setiap perusahaan agar perusahaan tersebut terus berjalan secara baik. Pada saat ini untuk karyawan lebih banyak sistem penggajian yang digunakan adalah periodik atau perbulan per dua bulan dan seterusnya. Untuk biasanya buruh itu disebut nya adalah upah, perbedaan upah dengan gaji adalah upah adalah imbalan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak menggunakan kekuatan fisik dan biasanya jumlahnya ditetapkan secara harian, satuan atau rombongan. Sedangkan menurut Diana dan Setiawati upah hanya diberikan atas dasar kinerja harian, biasanya praktik ini ditemukan pada pabarik. Adakalanya upah juga dihitung berdasarkan jumlah produk yang dihasilkan.

on Selasa, 14 November 2017